De dolda tillgångarna väntar, men deadline är runt hörnet

Varje år går företag världen över miste om att få tillbaka nästan varannan krona på mervärdesskatten från tjänsteresor i andra länder, pengar de egentligen kan återfå. Detta är en stor outnyttjad möjlighet där svenska företag kan åtnjuta lättnad vad gäller sina kostnader. Oavsett om det är utlägg för mat, transporter, boende eller annat så genererar det många bäckar vilket samlas i större summor än vad man kan tro. 

Regler och regleringar varierar från land till land vilket lätt kan upplevas som komplicerat för en lekman. Olika momssatser, olika former av kvitton och dylikt har komplicerat dessa processer. Samtidigt är manuell hantering av moms både tidskrävande och ger förutsättningar för fel genom den mänskliga faktorn. 

Därmed är det inte heller förvånande att företag ofta fokuserar på att återfå moms från endast de större utläggen från utlandet, medan de mindre beloppen lätt faller mellan stolarna. Speciellt om detta innebär att anställda behöver ge sig ut i den internationella skattebyråkratin. Men många bäckar små, och ibland är det de små bäckarna som mynnar ut i den stora sjön av onödiga kostnader. Därför är det ofta här som det finns mest att hämta hem. 

Endast 20 % av utläggen från utlandet har mer än 100 SEK som kan återkrävas, det är alltså hela 80 % av utläggen som utgör just små belopp. Därför bör företag också fokusera på dessa mindre, men ofta försummade utlägg, för att utnyttja sin fulla potential till momsåtervinning. Men då krävs det bra system som förenklar processen.

Runt hörnet kommer även en viktig deadline, den 30:e september. Detta är dagen då företag senast måste in med sin begäran om att återfå EU-moms. Detta är en något dold, men enorm möjlighet som borde stå högt upp på varje ekonomiansvarigs önskelista. Vi har sett det här ske bland våra kunder med exempel på hur detta har lett till betydande besparingar på årsbasis.

Lösningar som registrerar och validerar faktura- och kvittouppgifter är grundstenen i momsåtervinning. Då är effektiv hantering och användning av data en förutsättning. Gör det därför enkelt för medarbetare på företaget att registrera kvitton och ta bort onödiga trösklar med lösningar som fokuserar på artificiell intelligens (AI) och optisk karaktärsigenkänning (OCR). Investera också i automatiserade processer vilka förenklar och minimerar risken för misstag i återkravsförfarandet. Men framförallt möjliggör det för dig och dina anställda att helhjärtat fokusera på att växa er affär, istället för att begravas i internationell beskattningsbyråkrati. 

För att hjälpa företag med sin momsrapportering och ansökningar om återbetalning kan man använda sig av tjänster via SAP Concur som automatiserar hela frågandeprocessen. Till detta kan man genom plattformen även få hjälp av andra partners för att säkra att hållbara tjänsteresor bokas och att företagets omsorgsplikt alltid uppfylls.

Så med denna deadline runt hörnet kommer här ett förhållandevis enkelt tips. Säkra att du får tillbaka din EU-moms och ta hjälp av en plattform för att inte bara fånga några bäckar, utan hela strömmen.

Christian Nilsson, Sverigechef SAP Concur